(dưới đây là toàn văn bản Quy Ước Họ Nguyễn Duy đã được toàn họ thông qua vào ngày giỗ họ 14/11/2008 âm lịch, hiện nay còn nguyên hiệu lực)
Quan hệ của họ nội là quan hệ của những người cùng huyết thống, cùng tổ tiên. Quan hệ này mật thiết gắn bó dựa trên nền tảng bền vững, là tâm huyết tự có trong mỗi con người trong dòng họ. Vì thế nó trường tồn và phát triển không ngừng theo thời gian.
Để cổ vũ cho quan hệ nội tộc đi đúng hướng tốt đẹp nhất, tránh những va vấp đáng tiếc xảy ra, mỗi họ thường có cách tổ chức của họ mình.
Từ lâu nay, họ ta đã lập ra Ban biện bàn. Nhờ Ban này nên quan hệ họ mạc đã từ tự phát trở thành có thêm tự giác. Tuy nhiên ta chưa có quy ước thành văn bản rõ ràng về tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ban. Mặt khác cũng chưa quy ước trách nhiệm của các thành viên trong họ đối với việc họ. Từ hai mặt khiếm khuyết này dẫn tới quan hệ họ mạc có lúc lên lúc xuống.
Nhằm tiếp thêm một bước, xây dựng quan hệ họ nội ngày càng tốt đẹp hơn, năm nay (2008) toàn họ đã dân chủ bàn bạc và thiếp lập bản Quy ước của họ như sau:
I/ TỔ CHỨC BIỆN BÀN:
1. Kỳ việc họ hàng năm (14/11 âm lịch) mỗi chi cử ra một người để họ xem xét bầu vào Ban biện bàn (nếu họ không đồng ý người chi nào, chi ấy phải cử lại người khác). Ông trưởng họ là thành viên đương nhiên trong Ban. Từ bốn thành viên của ban, họ bầu một trưởng ban (cách bầu là bầu tròn, bằng biểu quyết). Trưởng ban phụ trách chung toàn Ban.
2. Để bình đẳng và đào tạo, họ áp dụng cách luân phiên trưởng ban từng năm, Chi 1, đến 2, 3 xong vòng lại. Nếu hơi yếu họ phải giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ, không vì yếu mà bỏ chế độ luân phiên.
3. Nhiệm kỳ ban này một năm. Từ 14/11 (âm lịch) năm này tới 14/11 (âm lịch) năm sau, lúc ấy bầu mới, có thể tái đắc cử nếu họ vẫn tín nhiệm (trừ trưởng ban vì luân phiên).
4. Khi bầu ai đã được họ tín nhiệm (thiểu số phục tùng đa số) không nên từ chối. Mỗi người được bầu cần có tâm với họ, với tổ tiên, tự giác nhận lấy sự tín nhiệm để gánh vác cho họ.
5. Ban biện bàn không hưởng đãi ngộ nào mang tính trả công, trả lương. Riêng nếu có xây dựng mồ mả chung mất nhiều thời gian họ sẽ họp có quyết định cụ thể.
II/ CHỨC TRÁCH NHIỆM VỤ CỦA BAN BÀN BIỆN
1. Bao quát các mặt công việc của họ về phương diện: Giỗ tổ hàng năm, quản lý các quỹ họ và hoạt động các quỹ đúng tính chất mục đích, quán xuyến các việc hiếu, hỷ, thăm hỏi trong họ quy định của họ, triển khai thực hiện nghị quyết của họ.
2. Kỳ giỗ tổ họ năm nào cũng phải đủ nội dụng:
- Lễ tổ tiên trang nghiêm – thành kính – văn hóa.
- Tổ chức chạp mồ mả đủ 100% số mộ.
- Tổ chức họp họ báo cáo quyết toán các quỹ, bàn ra nghị quyết của họ. Báo cáo phải có văn bản hoàn chỉnh rõ ràng ban đã thông qua mới trình ra họ.
- Khen thưởng khuyến học.
- Tổ chức cỗ bàn (tùy theo họ đóng góp) tuy nhiên phải gọn gàng, sạch sẽ vệ sinh đúng thời gian.
- Yêu cầu đoàn kết có văn hóa, không có tiêu cực xảy ra.
3. Về quỹ:
- Có sổ sách theo dõi chính xác số hộ, số đinh, số khẩu, tăng giảm phải điều chỉnh kịp thời.
- Thu phải đủ, chính xác số liệu, ai không đóng phải tìm cách đôn đốc cho đủ. Nếu ai cố ý không đóng phải họp họ báo cáo xem xét, quả thật vì ý thức kém họ sẽ quyết định khia trừ khỏi họ.
- Chi phải tiết kiệm đúng mục đích đúng hạn mức họ đã quy định.
- Số dư quỹ đáng mức cho vay thu lãi thì chủ động làm lợi cho họ, cho vay phải lưu ý thời hạn trả, tránh làm lỡ việc họ.
- Nếu ai làm thất thoát quỹ thì người gây ra phải bồi thường trả họ.
- Các quỹ mỗi năm Ban biện bàn phải quyết toán hai lần, lần đầu sau vụ gặt chiêm, lần sau trước kỳ giỗ tổ để báo cáo công khai với họ vào hôm giỗ tổ. Riêng báo cáo các quỹ dịp giỗ tổ sau khi họ thông qua phải phô tô 05 bản, gửi bốn ông trong Ban biện bàn và cụ Trùm họ để theo dõi và giám sát.
4. Về khuyến học:
Gần đến kỳ giỗ tổ Ban biện bàn phải thu các giấy tờ của các cháu được khuyến học, tổ chức xem xét cẩn thận tránh nhầm nhọt tiêu cực, thống kê phân loại định mức thưởng. Nói chung phải đảm bảo thưởng là chính xác, giữ được cân đối quỹ, cổ vũ được thi đua học tập trong họ.
5. Về hỷ:
Nhà ai có cưới xin, mừng thọ, mừng tân gia, v.v… Việc mời gọi do gia đình tự làm. Yêu cầu thành viên trong họ trong tình cảm dòng tộc, cần hưởng ứng nhiệt tình, được nhờ việc gì hãy hết lòng giúp đỡ để công việc hoàn tất tốt đẹp.
6. Về việc thăm hỏi ốm đau:
Từ nay ai ốm nặng đi viện, ai bị phẫu thuật nội tạng, ai bị gãy xương bó bột, Ban biện bàn sẽ thay mặt họ có quà (1 cân đường và 1 hộp sữa) đến thăm hỏi. Một năm không quá một lần (1 người).
7. Về việc hiếu:
Từ nay ai quá đời Ban biện bàn tổ chức viếng bằng cách có 1 vòng hoa (cỡ trung bình) và phong bì 100.000 đ với 3 thẻ hương. Nhà có người qua đời, có cải các, gia chủ tự cử người quan hệ với chính quyền đoàn thể.
Gia chủ báo cho ông trưởng Ban biện bàn, ông trưởng ban báo cho các thành viên của Ban, các thành viên ở chi nào loan báo cho chi ấy biết để thăm hỏi và sẵn sàng chia sẻ giải quyết công việc theo yêu cầu gia chủ nhờ vả. Việc đưa tang nhất thiết phải giúp gia chủ, tổ chức lực lượng lo về xe tang, vác cờ vác trướng, trống phách từ lúc đưa đến lúc trả làng chu đáo.
Ban biện bàn huy động đến ai người ấy cần sẵn sàng nhận nhiệm vụ và làm đến nơi đến chốn.
8. Về xây dựng:
Nếu họ có xây dựng về mồ mả, nghĩa địa, Ban biện bà phải tổ chức họp họ, cử ra Ban Kiến Thiết. Trưởng ban kiến thiết sẽ cùng trưởng Ban biện bàn điều hành hai ban giúp họ từ các khâu khảo sát thiết kế mặt bằng thi công, từ lễ trình động thổ đến lễ tạ khánh thành. Chủ tài khoản thu chi và quyết toán do trưởng ban kiến thiết ký trên cơ sở hai ban đã bàn bạc thống nhất. Khi hoàn tất việc kiến thiết thì ban kiến thiết tự giải tán.
9. Lề lối làm việc của Ban biện bàn:
Trưởng ban phụ trách chung. Có thể phân công các thành viên tùy năng lực phụ trách từng mảng quỹ hoặc mảng việc. Trừ đột xuất còn Ban biện bàn họp định kỳ lần một vào sau thu hoạch vụ chiêm để quyết toán các quỹ, để điều chỉnh số nhân khẩu, để kiểm điểm công tác đề phương hướng cuối năm.
Kỳ họp hai trước giỗ tổ, nội dung là quyết toán các quỹ, kiểm điểm công tác dự kiến việc giỗ tổ; dự kiến nhân sự Ban biện bàn mới. Dự kiến nghị quyết và công tác của họ năm mới; duyệt khen thưởng khuyến học v.v…
Sau hội nghị ấy mời đại diện các bếp trong họ đến họp xem xét thảo luận các vấn đề tạo cơ sở thống nhất thu, chi, thống nhất công việc đi vào giỗ tổ và họp họ hôm giỗ tổ được nhanh gọn, chất lượng.
III/ TRÁCH NHIỆM CÔNG DÂN TRONG HỌ
1. Trưởng họ:
Là người vinh dự được trực tiếp thờ phụng tổ họ, yêu cầu cần thành kính chu đáo trong việc đèn nhang thờ cúng, quản lý nghĩa trang họ cho tốt, đầy đặn tâm đức đối với công việc họ, tránh mọi thất thố với tổ tiên và họ mạc.
2. Các bậc cao niên:
Đề nghị các cụ gương mẫu và sốt sáng trong việc trông nom mồ mả, chú tâm việc lễ nghi trong họ. Yêu cầu các cụ quán xuyến tốt việc dạy bảo con cháu trong họ thật tốt.
Nếu thấy ai làm việc xấu hoặc mất đức, đặc biệt nhỡ ra có nguy cơ tay đánh vào chân cần can ngăn hòa giải ngay. Nếu cần yêu cầu Ban biện bàn tổ chức họp họ để giải quyết.
Ban biện bàn ở các kỳ họp có trách nhiệm mời cụ Trùm họ và nếu cần có thể mời một vài cụ khác trong họ để xin thêm ý kiến của các cụ cho công việc họ đạt hiệu quả cao hơn.
3. Các cháu thiếu nhi:
Họ phải quan tâm động viên các cháu theo hướng thi đua phấn đấu thành con ngoan trò giỏi, công dân tốt, dẹp bỏ các thói hư tật xấu.
4. Với mọi người trong họ:
Luôn thắp sáng trong lòng ngọn lửa “Một giọt máu đào hơn ao nước lã”. Phải có ý thức anh em như thể tay chân, hãy đoàn kết, nhường nhịn, giúp đỡ nhau trong đời thường và khi có việc càng quan tâm tốt đến nhau hơn.
Từ nay ngày giỗ tổ bắt buộc mỗi bếp phải có một đại diện chấp tác, mỗi nhà xa gần phải có đại diện về giỗ tổ. Nếu không về mà không có lý do chính đáng, Ban biện bàn sẽ trình ra trước họ xem xét. Nếu bếp nào ba năm liền không về giỗ tổ họ xét có thể khai trừ khỏi họ.
Bếp nào không đến mà lý do không chính đáng thì bị Ban biện bàn phê bình trước hội nghị toàn họ.
IV/ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:
Quy ước này được cả họ xây dựng nên Mọi điều khoản trong văn bản, mọi người trong họ đều phải chấp hành nghiêm chỉnh.
Quyền sửa đổi hoặc bác bỏ quy ước này thuộc về hội nghị cả họ.
Từ ngày 14/11 Mậu tý, quy ước này bắt đầu có hiệu lực.
TM CHO CẢ HỌ KÝ VÀO VĂN BẢN GỒM CÓ:
CỤ TRÙM HỌ ĐƯƠNG THỜI
ÔNG TRƯỞNG BAN BIỆN BÀN ĐƯƠNG THỜI
(đã ký và có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2008 âm lịch)